Om jou als beveiliger meer inzicht te geven in het ingewikkelde planningsproces bij een beveiligingsorganisatie, behandelen we 4 meest voorkomende problemen bij het maken van werkroosters / personeelsplanningen. De personeelsplanning omzetten in een werkrooster is in de beveiliging vaak een complexe bezigheid. Wie kan wanneer werken? Wat is de weersverwachting tijdens een evenement? is er sprake van afwezigheid wegens vakantie?
1. Gebrek aan overzicht tijdens het plannen
Personeelsplanning gaat verder dan enkel het plannen van personeel. Je moet zowel het benodigde als het beschikbare aantal uur in kaart brengen. Bovendien heb je in de beveiliging te maken met pieken. Wie mag die gaan opvangen? Als planner bij een beveiligingsorganisatie mag je ook nog rekening houden met de wensen en de beschikbaarheid van je medewerkers. En als het rooster dan gemaakt is, vinden er toch nog onverwacht wijzigingen plaats en kun je weer opnieuw beginnen.
2. Medewerkers willen hun dienst aanpassen
Wanneer het rooster gemaakt en verstuurd is, begint het vaak pas! Medewerkers willen graag diensten ruilen, zijn minder of juist meer beschikbaar of kunnen onverwacht niet werken. Er wordt dan een beroep gedaan op de expertise van de planner. Dit zorgt voor de nodige berichtjes, appjes telefoontjes of e-mails over en weer. Dit kost niet alleen tijd, het kan ook verwarring opleveren. Door te werken met een online planningstool kunnen medewerkers zelfstandig – het liefst ruim voor het plannen – hun (on)beschikbaarheid doorgeven en aangeven hoeveel diensten zij graag willen werken. Werknemers kunnen ook zelf ruilverzoeken doen en zo gemakkelijk één of meerdere collega’s vragen om een dienst over te nemen. Is er een mogelijke dienstruil gevonden, dan word natuurlijk om goedkeuring gevraagd. Dit scheelt een hoop onnodige mails, telefoontjes en tijd.
3. Medewerkers zijn niet op de hoogte van aanpassingen in het rooster
Een rooster verandert continu. Een beveiligingsmedewerker moet op de hoogte worden gebracht wanneer er voor hem of haar wijzigingen zijn. Natuurlijk kun elk teamlid persoonlijk appen, mailen of bellen. Vaak wordt er een foto gemaakt van het nieuwe rooster en wordt deze verstuurd in een WhatsApp-groep. Hoe vaker het rooster verandert, hoe groter de kans dat een medewerker de wijzigingen over het hoofd ziet. Bovendien is het voor medewerkers vervelend om continu een nieuw rooster te ontvangen als de wijzigingen helemaal niet voor hen van toepassing zijn maar het collega’s betreft. Een online personeelsplanner stuurt automatisch een e-mail naar beveiligers met het meest actuele rooster, ook wanneer dit op het laatste moment verandert. Op deze manier zijn medewerkers altijd op de hoogte en in het bezit van hun meest actuele rooster.
4. Opvullen van lege diensten
Tot slot. In de beveiliging heb je te maken met pieken, waarbij je weleens extra hulp kunt gebruiken. Maar het is niet altijd mogelijk om openstaande diensten op te vullen met eigen beveiligingspersoneel. Moeten je beveiligers die zijn ingepland dan maar iets harder werken? Uitzendkrachten, flexwerkers of zzp’ers kunnen een uitkomst zijn.
